Home / Blog / Tien e-mail formats voor patiënt opvolging door fysiotherapeuten

Tien e-mail formats voor patiënt opvolging door fysiotherapeuten

Fysiotherapeut

Auteur: Jerry Groot
Leestijd: 10 min

Jerry Groot – Eigenaar en Consultant

De zorg verandert, wij helpen praktijken om mee te bewegen maar wel hun eigen karakter te behouden.

10 E-mail formats voor patiënt opvolging door fysiotherapeuten

In dit artikel lees je: 

  • Waarom pro-actief klantcontact tot hogere therapietrouw leidt 
  • Hoe je e-mail hiervoor kan inzetten 
  • 10 e-mail formats die je als fysiotherapeut direct kan inzetten 

Pro-actief klantcontact leidt tot meer therapietrouw

Een behandeltraject volledig uitvoeren is een gezamenlijke verantwoording van de therapeut en de patiënt. Omdat wij dit artikel schrijven voor de therapeut, vertellen wij over onze ervaringen met onze klanten waarbij wij hun kennis van de dagelijkse praktijkvoering combineren met onze kennis van klantgerichte processen.

Zo kregen wij van diverse fysiotherapiepraktijken waarvoor wij een nieuwe website hadden gemaakt, de vraag hoe ze de identiteit die ze op de website uitstralen en communiceren, op de praktijkvloer konden brengen.

Uit alle onderdelen die we bespraken, bleek pro-actief klantcontact de grootste factor en eveneens de makkelijkst toepasbare. Het is simpelweg nodig, effectief en lonend om mensen te activeren, reminden en aan afspraken te houden bij het volledig uitvoeren van een behandeltraject.

Hoe je e-mail hiervoor kan inzetten

In dit artikel bespreken we de inzet van 10 standaard e-mails, die op bepaalde momenten in de behandeltrajecten kunnen worden verstuurd. In dit specifieke voorbeeld worden deze e-mails verstuurd vanuit de patiëntenkaart in Intramed.

De mail kan vooraf worden geselecteerd aan de hand van ingevoerde formats. Dit is wel een handmatig proces, waarbij het versturen van die e-mails moet worden geagendeerd. Het is dus wel belangrijk dat iemand binnen de praktijk hierop toeziet.

Pas onderstaande e-mail formats gerust aan op de situatie in jouw eigen praktijk. Het belangrijkste doel van dit artikel is het kennisgeven van een werkwijze die effectief is voor een fysiotherapiepraktijk. Deze werkwijze kan qua inhoud natuurlijk worden aangepast en afgestemd.

E-mail 1: Nieuwe patiënt neemt niet op

Beste klant,

Bedankt dat je contact met ons opneemt! Wij maken graag een afspraak met jou om te bepalen waarbij wij jou kunnen helpen.

Zojuist hebben wij jou gebeld en jouw voicemail/whatsapp ingesproken.

Wij hebben nog plek op {datum en tijd} en {datum en tijd}. Wil jij ons laten weten wat het beste uitkomt?

Met vriendelijke groet,

Jerry Groot
MSc Sportfysiotherapeut

Fysiotherapie Nederland
Middenweg 67f
1000 AB Amsterdam
Telefoon: 0207005538

Een behandeltraject volledig uitvoeren is een gezamenlijke verantwoording van de therapeut en de patiënt.

E-mail 2: Nieuwe patiënt reageert niet op mail 1

Beste klant,

Onlangs heb je contact met ons gezocht. Wij maken graag een afspraak met jou om te bepalen waarbij wij jou kunnen helpen.

Wij hebben jou op {datum en tijd} gebeld en een bericht achtergelaten en een mail gestuurd met beschikbare data en tijden. Zojuist hebben wij jou gebeld om deze afspraak te bevestigen en jouw voicemail/whatsapp ingesproken.

Wij hebben nog plek op {datum en tijd} en {datum en tijd}. Wil jij ons laten weten wat het beste uitkomt?

Met vriendelijke groet,

Jerry Groot
MSc Sportfysiotherapeut

Fysiotherapie Nederland
Middenweg 67f
1000 AB Amsterdam
Telefoon: 0207005538

E-mail 3: Nieuwe patiënt reageert niet op mail 2

Beste klant,

Onlangs heb je contact met ons gezocht. Wij maken graag een afspraak met jou om te bepalen waarbij wij jou kunnen helpen.

We hebben ons best gedaan om jou te bereiken, maar dat is helaas nog niet gelukt. Wij kunnen het ons voorstellen dat in deze drukke tijden onze belletjes en mails over het hoofd worden gezien.

Zou jij ons willen contacten voor een afspraak? Dan ligt de bal voor een vervolg vanaf hier bij jou.

Wij hebben nog plek op {datum en tijd} en {datum en tijd}. Wil jij ons laten weten wat het beste uitkomt?

Op een goed herstel!

Met vriendelijke groet,

Jerry Groot
MSc Sportfysiotherapeut

Fysiotherapie Nederland
Middenweg 67f
1000 AB Amsterdam
Telefoon: 0207005538

Pro-actief klantcontact leidt tot meer therapietrouw

E-mail 4: Afspraakbevestiging klant

Beste klant,

Bedankt voor het maken van een afspraak bij Fysiotherapie Nederland!

Uw afspraak staat gepland op 12-10-2020 om 08:40 uur bij therapeut Jordy op onze locatie aan de Middenweg 67f te Amsterdam. De afspraak zal 25 minuten duren.

Bent u verhinderd? Verplaats tijdig uw afspraak, tenminste 48 uur van te voren, anders zijn wij genoodzaakt de gereserveerde tijd bij u in rekening te brengen.

Om de eerste afspraak goed te laten verlopen, vragen wij u het volgende alstublieft mee te nemen naar de afspraak:


Tijdens de eerste afspraak zal Jordy samen met u, uw klacht beoordelen. We stellen de oorzaak vast en kijken naar welke behandeling uw klacht kan verhelpen en in hoeveel behandelingen dit kan worden bereikt. Samen met u werken wij naar een goed herstel!

Wilt u op de hoogte blijven van ons laatste nieuws, like en volg dan onze facebookpagina.

Met vriendelijke groet,

Jerry Groot
MSc Sportfysiotherapeut

Fysiotherapie Nederland
Middenweg 67f
1000 AB Amsterdam
Telefoon: 0207005538

E-mail 5: 1e behandeling gehad

Beste klant,

Bedankt voor jouw komst bij Fysiotherapie Nederland !

Vandaag heb je een afspraak bij Jordy gehad voor jouw {type klacht}.

We hebben gesproken over {besproken zaken}. Voor nu is het belangrijk dat je {besproken vervolg}.

Met het ingezette behandeltraject verwachten wij dat met {aantal behandelingen} over een periode van {aantal weken/maanden} je zal herstellen van jouw {type klacht}.

Je volgende afspraak is gepland op {datum + tijd} bij Jordy. Deze afspraak zal 25 minuten duren.

Mocht je verhinderd zijn, verplaats dan tijdig je afspraak, tenminste 48 uur van te voren, anders zijn wij genoodzaakt de gereserveerde tijd bij jou in rekening te brengen.

Wilt u op de hoogte blijven van ons laatste nieuws, like en volg dan onze facebookpagina.

Met vriendelijke groet,

Jerry Groot
MSc Sportfysiotherapeut

Fysiotherapie Nederland
Middenweg 67f
1000 AB Amsterdam
Telefoon: 0207005538

E-mail 6: Doorverwijzing naar specialist

Beste klant,

Bedankt voor jouw komst bij Fysiotherapie Nederland !

Vandaag heb je een afspraak bij Jordy gehad voor jouw {type klacht}.

We hebben gesproken over {besproken zaken}. Voor deze type klachten verwijzen wij door naar Orthopeed/Arts {naam}. Hij/zij is gespecialiseerd in het behandelen van deze klachten en kan een effectief behandeltraject met jou inzetten.

Wij stellen de heer/mevrouw {naam} op de hoogte dat jij contact neemt.

Zou je ons op de hoogte kunnen houden van het vervolg?

Wij hopen dat je snel zal herstellen! Als je vragen hebt, kun je die altijd aan ons stellen.

Wilt u op de hoogte blijven van ons laatste nieuws, like en volg dan onze facebookpagina.

Met vriendelijke groet,

Jerry Groot
MSc Sportfysiotherapeut

Fysiotherapie Nederland
Middenweg 67f
1000 AB Amsterdam
Telefoon: 0207005538

E-mail 7: Doorverwijzing naar specialist (mail naar specialist)

Beste …,

Vandaag hebben wij de heer/mevrouw {naam} behandeld in onze praktijk.

Omdat het hier om een {type klacht} betreft, verwijzen wij de heer/mevrouw {naam} graag naar u door.

Wij hebben vastgesteld dat … en ….

Wij hopen dat u de heer/mevrouw {naam} kan helpen naar een spoedig herstel.

Wij zouden het op prijs stellen wanneer ons op de hoogte houdt over het verloop van de behandelingen van heer/mevrouw {naam}.

Met vriendelijke groet,

Jerry Groot
MSc Sportfysiotherapeut

Fysiotherapie Nederland
Middenweg 67f
1000 AB Amsterdam
Telefoon: 0207005538

10 E-mail formats voor patiënt opvolging door fysiotherapeuten

E-mail 8: Contact na behandeling specialist

Beste klant,

Op {dag en datum} ben je bij Fysiotherapie Nederland behandeld door Jordy.

Met jou {type klacht} hebben wij jou doorverwezen naar Orthopeed/Specialist {naam}.

Wij hopen dat alles goed met je gaat. Als je Fysiotherapie nodig hebt om je herstel te bespoedigen, staan wij natuurlijk graag voor je klaar.

Wij nemen nog telefonisch contact met jou op om dit te bespreken.

Met vriendelijke groet,

Jerry Groot
MSc Sportfysiotherapeut

Fysiotherapie Nederland
Middenweg 67f
1000 AB Amsterdam
Telefoon: 0207005538

E-mail 9: Opvolging 1e revalidatie na specialist

Beste klant,

Enkele weken geleden ben je in onze praktijk geweest voor een behandeling aan je {type klacht}. Wij hebben jou daarop doorverwezen naar {Orthopeed/Arts}, die jou behandeld/geöpereerd heeft.

Daarop heb je bij ons met Jordy op {datum} afspraak gehad om het herstel van je {type klacht} te bespoedigen.

Met het ingezette behandeltraject verwachten wij dat met {aantal behandelingen} over een periode van {aantal weken/maanden} je zal herstellen van jouw {type klacht}.

Wij gaan de komende weken werken aan:
{Behandeling/Actviteit 1}
{Behandeling/Actviteit 2}
{Behandeling/Actviteit 3}

Het doel is dat je dan weer fijn kan {activiteit}. Het is belangrijk dat jij zelf daarvoor de volgende dingen wel en niet doet:

Ga gerust {activiteit 1 – 2 – 3}
Maar pas met {activiteit 1 – 2 – 3}

Je volgende afspraak is gepland op {datum + tijd} bij Jordy. Deze afspraak zal 25 minuten duren.

Met vriendelijke groet,

Jerry Groot
MSc Sportfysiotherapeut

Fysiotherapie Nederland
Middenweg 67f
1000 AB Amsterdam
Telefoon: 0207005538

E-mail 10: Nazorg uitbehandelde cliënt

Beste klant,

4 weken geleden heb je in onze praktijk een behandeltraject gevolgd voor herstel van jouw {type klachten}. Wij zijn benieuwd hoe het nu met je gaat. Zijn de klachten verdwenen of spelen ze nog op?

Wij hopen dat je klachtenvrij bent en dat het behandeltraject heeft geholpen. Mochten wij je nog ergens bij kunnen helpen, dan staan wij natuurlijk graag tot je dienst.

Zou je ons kunnen helpen bij het optimaliseren van onze behandelingen? Dat kan door het invullen van een vragenlijst over hoe je ons hebt ervaren. Wij sturen jou deze apart in een e-mail.

Wilt u op de hoogte blijven van ons laatste nieuws, like en volg dan onze facebookpagina https://bit.ly/313cc8q

Alvast bedankt!

Met vriendelijke groet,

Jerry Groot
MSc Sportfysiotherapeut

Fysiotherapie Nederland
Middenweg 67f
1000 AB Amsterdam
Telefoon: 0207005538

Wie is Medifactor

Wij zijn er voor zorgorganisaties die een duidelijke koers willen varen.

Of het nu gaat om groei voor jouw praktijk, cliënten aantrekken die bij jouw specialisme passen, het borgen van jouw identiteit in de zorgketen of het effectiever helpen van bestaande cliënten. Medifactor helpt jou stapsgewijs deze doelen te bereiken.

Wil je hoger in Google komen?

Vul het formulier in en ontvang binnen 24 uur reactie.

    +31(0)20 – 7005538

    info@medifactor.nl

    Blijf op de hoogte

    Uitgelichte Artikelen

    Google Ads voor fysiotherapeuten

    Google Ads voor fysiotherapeuten

    Home / Blog / Google Ads voor fysiotherapeutenGoogle Ads voor fysiotherapeuten FystiotherapeutAuteur: Jerry Groot Leestijd: 5 min Jerry Groot - Eigenaar en Consultant De zorg verandert, wij helpen praktijken om mee te bewegen maar wel hun eigen karakter te behouden....

    Lees meer